一 总则
第一条 为加强学会档案管理，完整保存学会在登记管理、内部治理、业务活动和日常运行中形成的资料，依据国家有关档案管理规定和学会章程，制定本制度。
第二条 本制度所称档案，是指学会在设立、变更、内部治理、会员服务、学术活动、财务管理和其他工作中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据及其他形式的记录。
第三条 档案管理实行统一管理、分类整理、完整保存、便于利用和确保安全的原则。任何个人不得将应当归档的材料据为己有或者擅自处置。
二 管理职责
第四条 秘书处统筹学会档案管理工作，明确档案管理人员，建立档案目录、借阅登记和移交记录，定期检查档案保管情况。
第五条 各岗位和会员活动中心负责收集、整理本岗位或者本中心形成的文件材料，按照规定的时间和要求向秘书处移交。
第六条 会计人员负责会计凭证、会计账簿、财务报告及其他会计资料的整理和移交。会计档案的归档范围、保管期限和销毁程序按照国家会计档案管理规定执行。
第七条 档案管理人员应认真履行接收、登记、整理、保管、统计和利用服务职责，严格执行保密和安全管理要求。岗位调整或者离岗时，应办理档案交接。
三 归档范围
第八条 登记管理类材料包括学会成立、登记、变更、备案、年度检查、章程核准以及登记管理机关、业务主管单位制发或者报送的文件材料。
第九条 内部治理类材料包括会员代表大会、理事会、常务理事会及其他重要会议的通知、议程、签到、报告、审议材料、选票、会议记录、会议纪要和决议等。
第十条 组织人事类材料包括负责人和工作人员名册、任职材料、岗位职责、合同或者协议、培训记录、绩效考核、岗位调整和工作交接等。
第十一条 会员管理类材料包括会员申请、审核批准、会员名册、会费缴纳、会员变动、会员服务、意见建议和有关处理记录。
第十二条 业务活动类材料包括年度工作计划和总结，学术交流、人员培训、技术协作、技术咨询、会员活动等工作的方案、通知、签到、发言材料、照片、新闻稿、总结和成果资料。
第十三条 财务资产类材料包括预算、决算、审计报告、会计资料、捐赠和资助材料、合同协议、资产登记以及其他财务管理材料。
第十四条 证书印章类材料包括各类证书的登记、保管、使用、变更和注销记录，印章刻制、启用、保管、使用和销毁记录。
第十五条 宣传信息类材料包括网站、微信公众号及其他信息平台发布的重要内容，对外宣传材料、媒体报道和重要声像资料。
第十六条 其他对学会工作具有查考、凭证和保存价值的材料，应当纳入归档范围。
四 文件材料形成和归档
第十七条 文件材料承办人员应保证材料真实、准确、完整。重要会议和活动应同步收集通知、签到、过程材料、成果材料和总结材料，保持事项之间的对应关系。
第十八条 归档材料应当使用正式文本。具有签字、盖章要求的，应归档签字或者盖章后的文本；电子文件与纸质文件内容不一致的，应核实后归档最终有效版本。
第十九条 日常工作材料应在事项办结后及时整理。年度形成的档案原则上于下一年度集中整理；重要证书、决议、合同、财务和登记管理材料应随办随归。
第二十条 移交档案时，应填写移交清单，逐项核对材料名称、形成时间、数量、载体和完整情况，由移交人和接收人确认。材料不完整的，应及时补充。
五 整理和编目
第二十一条 档案按照登记管理、内部治理、组织人事、会员管理、业务活动、财务资产、证书印章、宣传信息等类别进行整理。不同年度、类别和保管期限的材料应分别排列。
第二十二条 同一事项形成的文件材料应保持有机联系，按照事项发生或者文件形成的先后顺序排列。正文与附件、请示与批复、合同与履行材料不得任意分开。
第二十三条 纸质档案应去除易锈蚀金属装订物，使用符合保存要求的档案用品整理装盒。档案盒应标明年度、类别、保管期限、起止件号等信息。
第二十四条 档案管理人员应编制档案目录。目录内容包括档号、题名、形成日期、责任者、页数或者数量、载体、保管期限和存放位置等。
第二十五条 档案题名应准确反映文件或者事项内容，不得使用含义不清的简称。文件形成日期、责任者和页数等信息应据实登记。
六 保管期限
第二十六条 档案保管期限分为永久和定期。对学会设立发展、法人登记、章程、内部治理、重要决策、重大活动和合法权益具有长久凭证价值的档案，列为永久保管。
第二十七条 对一定时期内具有查考、责任追溯和工作利用价值的档案，列为定期保管。具体期限根据国家规定、合同期限、业务需要和凭证价值确定。
第二十八条 会员代表大会、理事会和常务理事会重要文件，登记证书及变更材料，章程及修订材料，负责人产生和变更材料，重要合同、审计报告以及具有重要历史价值的资料，应永久保管。
第二十九条 会计档案按照国家规定确定保管期限；人员、会员、合同和专项工作档案的保管期限，应当覆盖有关权利义务存续期和必要的责任追溯期限。
七 档案保管
第三十条 纸质档案应集中存放于安全的档案柜或者档案室，做到防火、防盗、防潮、防霉、防虫、防尘和防光。档案存放地点不得堆放易燃、易爆或者腐蚀性物品。
第三十一条 档案柜、档案盒和存放位置应与档案目录相对应。档案管理人员应定期清点，发现缺失、破损、受潮或者字迹褪变等情况时及时处理并报告。
第三十二条 涉及国家秘密、工作秘密、个人信息、商业秘密和未公开事项的档案，应分别采取限制查阅、专柜保管或者加密存储等措施。
第三十三条 发生档案丢失、泄露、损毁或者其他安全事件时，应立即采取保护和补救措施，如实报告，并查明原因、明确责任。
八 电子档案管理
第三十四条 电子文件应与纸质文件同步收集、整理和归档。文件名称应包含年度、事项和文件名称等必要信息，保持命名规范、层级清晰。
第三十五条 电子档案应保存最终有效版本。重要电子文件应转换为通用、稳定的文件格式，并保留必要的形成背景、版本和审批信息。
第三十六条 电子档案应实行分类存储、访问控制和定期备份。备份文件应与工作文件分开保存，并定期检查能否正常读取。
第三十七条 存储会员信息、财务数据和其他敏感信息的设备、账号和介质，应设置相应权限。未经批准，不得通过个人网盘、私人邮箱或者其他不受管理的方式保存和传递。
九 查阅和利用
第三十八条 学会工作人员因工作需要查阅档案，应说明查阅目的和范围，办理登记手续。查阅涉及重要决策、财务、人事、会员个人信息或者未公开事项的档案，应履行批准程序。
第三十九条 档案原则上在保管场所查阅。确需借出的，应登记档案名称、借阅人、用途、借出和归还时间，并在规定期限内归还。重要原件原则上不得外借。
第四十条 借阅人员不得涂改、拆散、抽取、污损、转借或者复制档案。确需复制、摘录或者对外提供的，应经批准，并注明用途和提供范围。
第四十一条 归还档案时，档案管理人员应核对数量和完整情况，及时办理注销手续。发现损坏或者缺失的，应立即报告。
十 鉴定、移交和销毁
第四十二条 保管期限届满的档案不得自行销毁。秘书处应组织鉴定，逐件审查保存价值；仍有保存价值的，应延长保管期限。
第四十三条 经鉴定确无保存价值且符合销毁条件的档案，应编制销毁清册，载明档案名称、年度、数量、原保管期限和销毁理由，履行批准程序后销毁。
第四十四条 销毁档案应由两人以上共同实施并在销毁清册上签字。涉及个人信息和保密内容的，应采用无法恢复的方式销毁。销毁清册永久保存。
第四十五条 学会换届、办事机构调整或者档案管理人员变动时，应全面清点档案并办理书面交接。学会终止时，档案按照登记管理机关和有关规定处置。
十一 检查和责任
第四十六条 秘书处定期检查归档、保管、借阅、备份和交接情况，发现问题及时整改。档案管理情况纳入工作人员履职检查范围。
第四十七条 对拒不归档、擅自占有、涂改、伪造、损毁、丢失、泄露或者违规提供档案的人员，根据情节责令改正并追究相应责任；涉嫌违法的，依法处理。
十二 附则
第四十八条 本制度未尽事项，按照国家有关规定和学会其他内部制度执行。
第四十九条 本制度由学会秘书处负责解释。
第五十条 本制度经学会履行内部审议程序后施行。