一 总则
第一条 为规范学会证书的保管和使用，维护证书的严肃性和安全性，防止遗失、损毁或者不当使用，根据国家有关规定和学会章程，制定本制度。
第二条 本制度所称证书，包括社会团体法人登记证书以及学会依法取得的其他证书、证明文件和电子证照。
第三条 证书管理坚持专人保管、统一登记、依规使用、全程留痕和确保安全的原则。
二 管理职责
第四条 秘书处负责证书的统一管理，明确证书保管人员，建立证书管理台账，办理证书领取、保管、使用、变更、换发、补领和注销等事项。
第五条 证书保管人员应妥善保管证书正本、副本和电子证照，及时登记证书信息及使用情况，定期核对证书实物与台账。
第六条 证书使用人员应按照批准的用途和范围使用证书，按时归还，不得转交他人或者改变用途。
三 登记和保管
第七条 取得、换发或者补领证书后，证书保管人员应及时登记。登记内容包括证书名称、证书编号、发证机关、发证日期、有效期限、正副本数量、保管位置和有关备注。
第八条 证书原件应存放于安全、固定的保管设施，采取防火、防盗、防潮、防污损等措施。证书正本按照有关规定需要展示的，应在学会住所的适当位置规范展示。
第九条 证书正本、副本和电子证照不得由个人长期保管。未经批准，不得将证书原件带离保管场所。
第十条 证书扫描件、照片和电子证照应存放于学会管理的设备或者存储空间，设置访问权限，不得通过个人网盘、私人邮箱或者无关工作群长期保存。
第十一条 证书保管人员应定期检查证书是否完整、有效，核对登记事项和有效期限。发现证书破损、信息变化或者临近有效期的，应及时报告并办理有关手续。
四 使用范围和审批
第十二条 证书可以用于年度检查、变更登记、银行和税务事项、合同及项目申报、政府部门报送、审计检查以及其他与学会合法业务有关的事项。
第十三条 使用证书应当基于真实、合法、明确的事项。不得将证书用于与学会宗旨和业务范围无关的活动，不得为其他单位或者个人提供担保、资质证明或者便利。
第十四条 需要查阅、复制或者使用证书副本的，经办人员应说明使用事由、使用形式、提交对象和使用期限，按照学会内部管理权限履行审批程序。
第十五条 原则上使用加盖用途标识的证书复印件或者电子扫描件。用途标识应注明仅限具体事项使用及有效时间，不得遮盖证书主要内容。
第十六条 确需使用证书原件的，应从严审批，办理领用登记。领用登记应载明证书名称、用途、使用单位、领用人、领用时间、预计归还时间和批准情况。
第十七条 向有关单位提交证书复印件或者电子文件时，经办人员应核对接收单位和使用事项，防止错发、扩散或者被用于未经批准的事项。
五 归还和登记
第十八条 证书原件使用完毕后应立即归还。证书保管人员应核对证书数量、外观和内容，确认无误后在使用登记中记载归还时间。
第十九条 证书使用过程中形成的申请、审批、领用、归还和提交记录，应与有关业务材料一并归档。
第二十条 证书保管人员应定期汇总证书使用情况。对用途不明、超期未还或者手续不完整的，应及时催办和核查。
六 变更、换发、补领和注销
第二十一条 学会名称、住所、法定代表人、业务范围等登记事项发生变化，需要办理证书变更的，应根据有效决议和有关材料，按照登记管理机关要求及时办理。
第二十二条 证书有效期届满、版式调整或者发证机关要求换发的，秘书处应及时准备材料，办理换发手续，并做好新旧证书交接登记。
第二十三条 证书遗失、灭失或者严重损毁的，应立即停止有关证书使用，查明原因并报告，按照发证机关规定办理声明、挂失或者补领手续。
第二十四条 证书被依法撤销、注销或者换发后不再有效的，任何人员不得继续使用。应交回发证机关的，按照要求交回；无需交回的，应加注作废标识并按档案规定保存或者销毁。
七 电子证照管理
第二十五条 电子证照与纸质证书按照相同要求管理。电子证照的申领、下载、授权使用和对外提供应由指定人员办理。
第二十六条 电子证照账号、密码、验证码和授权介质应分别采取安全措施，不得多人共用或者擅自转交。工作人员调整或者离岗时，应及时变更权限和密码。
第二十七条 使用电子证照应留存事项名称、使用时间、接收单位、经办人员和批准情况等记录。发现账号异常或者信息泄露风险时，应立即停止使用并采取处置措施。
八 检查和责任
第二十八条 秘书处应定期核对证书台账、实物、电子证照和使用记录，发现问题及时整改。证书保管人员变动时，应逐项清点并办理书面交接。
第二十九条 任何人员不得伪造、变造、出租、出借、转让、抵押或者擅自复制学会证书，不得使用失效证书或者超出批准范围使用证书。
第三十条 因保管不善、违规使用或者擅自提供证书造成损失或者不良影响的，应查明原因并追究相应责任；涉嫌违法的，依法处理。
九 附则
第三十一条 本制度未尽事项，按照国家有关规定和学会其他内部制度执行。
第三十二条 本制度由学会秘书处负责解释。
第三十三条 本制度经学会履行内部审议程序后施行。