一 总则
第一条 为规范武汉计算机软件工程学会办事机构管理，明确职责权限和工作流程，保障学会日常工作有序开展，根据社会团体内部治理要求、学会章程及有关内部制度，制定本办法。
第二条 本办法所称办事机构，是指承担学会日常事务、会员服务、活动协调、资料报送、档案归集等工作的秘书处，以及根据会员服务和活动组织需要设立的会员活动中心等工作载体。
第三条 办事机构管理坚持依法依规、职责清晰、分工协同、记录完整、接受监督的原则。办事机构不得超越学会章程、会员代表大会、理事会或有关会议授权开展工作。
第四条 办事机构工作人员以兼职工作人员和志愿服务力量为主。年检报告载明学会工作人员总数为 16 人、专职人员 0 人；现按秘书处 8 人、会员活动中心 7 人、会计 1 人进行工作配置。
二 产生和管理关系
第五条 秘书处为学会日常办事机构，在理事长和秘书长领导下开展工作，秘书长负责秘书处日常组织、协调和落实工作。年检报告载明学会秘书长为彭蓉，秘书长为兼职。
第六条 秘书处工作人员由学会根据业务需要、人员专长和工作安排统筹确定岗位分工。工作人员名单、岗位职责和联系方式应形成书面清单，并根据人员变化及时更新。
第七条 会员活动中心按照《武汉计算机软件工程学会会员活动中心管理条例》设立。一个单位的个人会员数达到 20 人时，由该单位提出申请，经学会理事长会议审核批准成立。
第八条 每个会员活动中心设执行委员会负责组织管理工作。执行委员会设主席 1 人、执行委员 2 至 3 人，成员由该中心会员推选产生，报学会理事长会议批准后由学会理事长任命。
第九条 会计岗位承担学会财务核算、票据凭证整理和财务资料衔接等工作，涉及经费审批、报销、资产、票据和财务公开的事项按学会财务制度及有关规定执行。
三 职责和权限
第十条 秘书处负责执行会员代表大会、理事会及有关会议决定，拟订年度工作计划和工作总结，协调会员服务、学术交流、人员培训、技术协作、技术咨询和信息报送等日常事务。
第十一条 秘书处负责筹备学会重要会议和日常协调事项，做好会议通知、材料准备、会议记录、决议落实和资料归档等工作。
第十二条 秘书处负责会员发展、会员联系、会员信息维护和会员活动中心联络服务，接收会员活动中心年度活动计划、活动支持申请、活动新闻稿和年度活动报表。
第十三条 会员活动中心主要负责组织会员开展活动、积极发展会员、参与学会治理并组织会员参加学会重要活动。会员活动中心的活动应接受学会领导和监督管理。
第十四条 会员活动中心执行委员会成员均为学会志愿者，不得从学会或会员活动中心取得报酬。学会理事长、副理事长、秘书长和副秘书长不担任任何会员活动中心执行委员会成员。
第十五条 办事机构工作人员按照岗位分工履行职责，对经办事项的真实性、完整性和时效性负责。重大事项、经费事项、印章证书使用、对外发布和对外承诺等事项，应按规定履行审批程序。
四 日常运行
第十六条 秘书处根据学会年度工作安排形成任务清单，明确工作事项、责任人员、完成时限和成果形式。临时交办事项应及时记录并跟踪落实。
第十七条 秘书长可根据工作需要召集工作协调会或通过书面、线上方式协调工作。重要事项应形成会议记录、工作纪要或任务交办记录。
第十八条 会员活动中心须制定年度活动计划，并在每年 1 月份提交学会秘书处。活动需要学会支持和推广的，应在活动开展两周前向学会秘书处提交申请。
第十九条 会员活动中心活动结束后，应及时以新闻稿等形式向学会秘书处报送活动情况。秘书处对经批准的活动，可通过学会公众号等平台进行宣传推广。
第二十条 秘书处应对外发通知、新闻稿、报送材料和重要信息进行内容核对。未经授权，任何个人不得以学会名义对外发布信息、签署承诺或处理超越职责权限的事项。
第二十一条 办事机构形成的会议材料、活动方案、签到记录、照片、新闻稿、报表、会员资料、财务衔接材料和工作总结等，应按照档案管理要求及时整理归档。
第二十二条 工作人员发生岗位调整或职责变化时，应对未完成事项、文件资料、账号权限和工作联系人进行书面交接，保证工作连续。
五 监督检查
第二十三条 秘书长对办事机构日常工作、资料归档、任务落实和会员活动中心联络情况进行检查。发现事项滞后、记录缺失、材料不完整或者流程不规范的，应及时提醒和纠正。
第二十四条 会员活动中心每年年终填写活动报表上报学会。学会对各会员活动中心当年活动情况进行汇总、评估及公布。
第二十五条 对活动开展得好、会员发展多或对学会有贡献的会员活动中心，学会可按条例授予年度优秀会员活动中心称号并给予奖励。对活动开展不好、服务差或发展会员人数少的会员活动中心，学会可给予警告，并有权重组执行委员会或撤销该会员活动中心。
第二十六条 办事机构工作人员应遵守国家法律法规、学会章程和内部管理制度，妥善保管工作中形成或知悉的会员信息、内部资料和其他应当保密的信息。
六 附则
第二十七条 本办法与学会章程或上级有关规定不一致的，以学会章程和上级规定为准。
第二十八条 本办法由学会秘书处负责日常解释和组织实施。正式施行的审议机构、通过日期和实施日期以学会实际会议记录或正式文件为准。
配套材料目录
序号 材料名称 用途
1 办事机构管理办法正式通过记录 证明制度已经按学会程序审议并实施
2 秘书处工作人员及岗位分工表 证明人员安排和职责权限清晰
3 会员活动中心设立或任命资料 证明会员活动中心产生程序和管理关系
4 年度计划、会议记录、活动报送和档案目录 证明制度在日常工作中落实